Hasta un 50% más de clientes atendidos. El caso de éxito del Café Bar Colón o cómo hacer más con menos

Cuando pensamos en realizar una transformación digital a menudo se olvida que, tanto o más importante que las herramientas digitales, son los procedimientos de trabajo y la gestión de las personas. Así se puede conseguir aumentar la eficiencia de nuestros procesos de manera relevante con herramientas procedimentales que son muy potentes y cuyo coste económico es realmente bajo.

En este artículo vamos a hablar de un caso de éxito, el del Café Bar Colón, de Los Yébenes, dos de cuyos trabajadores han recibido sendas formaciones por parte de la Escuela de Organización Industrial. En concreto, dentro de dos en los que he participado como profesora y mentora: Gestión Lean para la empresa conectada y la industria 4.0 y Soy Digital, dirigidos respectivamente por Pablo Díaz- Masa y Joaquín Buendía.

Hablaremos de una de las medidas implementadas para reducir los tiempos de entrega de pedidos a los clientes hasta un 40 % utilizando el principio de trabajo con lotes pequeños. Es una de las ideas fuerza cuando se estudian marcos de trabajo ágiles y, al mismo tiempo, uno de los conceptos más difíciles de entender.

Casi de manera instintiva tendemos a pensar en grandes lotes a la hora de organizar el trabajo. Pensamos en tener a los trabajadores ocupados y se nos olvida que lo importante es que el producto o servicio llegue cuanto antes a manos del cliente. Por varias razones: para evitar inventario, para detectar defectos cuanto antes, para poder planificar mejor los plazos de entrega, para identificar al inicio problemas en la producción…. Puedes encontrar mucha bibliografía al respecto, en la web o en libros de referencia como por ejemplo Lean Thinking o Lean es Lean.

Pero vamos al ejemplo. En el Café Bar Colón sirven comida rápida de preparación casera. Para mejor comprensión, mostraremos los resultados obtenidos a partir de un ejemplo simplificado. Ellos reciben pedidos que pueden ser hamburguesas de varios tipos y montados de varios tipos también. Cocinar cada uno de estos platos supone una serie de procesos que se detallan en el siguiente vídeo. Inicialmente la manera de preparar los pedidos consistía en ir introduciendo en la plancha la carne que debía ser cocinada hasta completar la capacidad de la plancha, independientemente de que se tratara de un mismo pedido, o de varios pedidos diferentes. Así, parte del pedido estaba frecuentemente “esperando” a que el resto del pedido terminara de ser cocinado. Es decir, teníamos inventario de producto terminado.  Esta manera de trabajar se corresponde con un trabajo por lotes grandes.

A raíz del cambio en la forma de trabajar en la cocina, se ha optado por establecer un procedimiento que consiste en empezar y acabar cada pedido antes de empezar con el siguiente. El trabajo por lotes pequeños.  De esta manera, en cuanto un pedido está acabado puede servirse al cliente. Ha dejado de haber comida “esperando”. Hemos cambiado el foco: no nos fijamos en que los trabajadores de la cocina o la plancha estén ocupados, nos fijamos en que la comida preparada no esté esperando (es decir, reducimos el trabajo en curso).

Resultados:

Además, esto ha permitido saber cuánto se tarda en gestionar de media cada pedido, lo que a su vez ha permitido planificar mejor la atención a los clientes y atender a más clientes, reduciendo por tanto los tiempos de espera de los mismos, lo cual ha sido fundamental en la gestión de la reapertura tras la crisis de Covid-19.

Este cambio a la hora de gestionar la cocina no ha supuesto inversión económica, pero sí bastantes horas de trabajo y la necesidad de vencer la resistencia al cambio de parte de los miembros del equipo. Para ello ha sido clave la figura del líder del cambio y la formación de las personas implicadas en el proyecto.

En Café Bar Colón se sigue trabajando para mejorar y se están implantando otras herramientas y procedimientos.

Su ejemplo, liderado por Andrés Moreno y Dominga Rodríguez, ha despertado interés en otros restaurantes y reciben consultas sobre cómo mejorar sus sistemas organizativos. Si queréis más información podéis contactar con Andrés o conmigo por Linkedin.

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