Kit Digital. Conferencia impartida en su presentación en Ciudad Real

Evento online y presencial de la presentación de Kit Digital, un programa de ayudas económicas del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital para impulsar la digitalización de pymes y autónomos. (A partir de 1:38:17)

¿Cómo me encuentro a las pymes de la región cuando las acompañó en sus procesos de transformación digital?

Son conscientes de que vivimos un momento de cambio importante. Yo sola, en los últimos dos años, he acompañado a más de doscientas PYMES, pero con los datos que están dando de empresas que están conectadas ahora mismo a este evento, creo que es evidente que existe un interés por comprender cómo nos podemos adaptar a este proceso de transformación digital.

Las pymes saben que vivimos un momento de cambio a nivel tecnológico y a nivel social. Sucesos que tardaban en ocurrir años ahora acontecen en cuestión de días o incluso de horas. Vivimos en un momento de cambio y además estos cambios suceden muy rápido.

Por otro lado las pymes también saben que vivimos en un entorno globalizado y altamente conectado, y saben que hay que adaptarse a este cambio.

Pero también las encuentro abrumadas por la cantidad de información que hay y perdidas porque realmente creo que a veces no saben cómo empezar a transitar este proceso de cambio ni cuál debe ser el alcance del mismo.

Por este motivo quizá lo más importante sea comenzar entendiendo ¿Qué es esto de la transformación digital? Aunque después hablemos de las soluciones que ofrece el kit digital.

¿Qué es esto de la transformación digital?

La transformación digital tiene dos términos: la parte de transformación que es realmente difícil porque habla de un cambio profundo y la parte de digital que va a acabar afectando a personas procesos y tecnologías.

Transformación habla de convertirnos en algo diferente. Nos convertimos en algo distinto porque ha cambiado el escenario en el que vivimos, han cambiado los clientes y ha cambiado la tecnología y el uso que hacemos de ella.

La parte de digital habla de que soluciones tenemos disponibles? o qué soluciones podemos incorporar y cómo nos van a ayudar.

Mi experiencia

Cuando yo trabajo con las empresas lo hago analizando cuál es su situación de partida y de qué manera podemos plantear una hoja de ruta para que este proceso de transformación digital sea completo. No hay soluciones mágicas, no vale lo mismo para cualquier empresa, cada una parte de una situación distinta, persigue un objetivo diferente y por lo tanto tiene que llevar a cabo actuaciones distintas.

Yo trabajo apoyándome en siete bloques para entender de dónde la parte la PYME y a dónde quiere ir.

El primer bloque siempre va a ser el cliente. Vivimos en la era del cliente y cuando lo empezamos a trabajar en las en las pymes les chirría ver que el cliente ha cambiado. Pero todos hemos cambiado como clientes y nosotros somos diferentes ahora de como éramos hace unos años.

El cliente actualmente está empoderado,  tiene acceso a una cantidad de información ilimitada y tiene una importante capacidad de decisión. Por tanto es bastante razonable pensar que el cliente debe articular el resto de actuaciones que llevemos a cabo.

Y para entenderle podemos apoyarnos en los datos en análisis de patrones comunes de comportamiento y a partir de ahí articular las actuaciones que debemos llevar a cabo.

El resto de bloques con los que solemos trabajar comprenden los siguientes:

• Nuevas tecnologías que hay en el mercado disponible ahora o que habrá en un breve espacio de tiempo y que me pueden ayudar a mejorar mis relaciones con el cliente o a mejorar mis procesos internos
• Datos y ciberseguridad. Qué datos tenemos, cuáles nos faltan para entender cómo se comporta nuestro cliente o para mejorar nuestros procesos. En cuanto a ciberseguridad, estamos manejando información propia de nuestros clientes y tenemos que protegerla.
• Nuevos modelos de negocio. Qué posibilidades nos ofrece la tecnología para transformar nuestro modelo de negocio y para llegar a clientes que ahora no tenemos o para acceder a otros mercados y abrir canales de comunicación distintos a los que estábamos usando.
• Nuestros procesos internos. ¿somos ágiles? ¿nos adaptamos bien al cambio? Dependiendo de las respuestas, quizás nos interesa empezar con herramientas de trabajo colaborativo o introducir otras metodologías.
• Marketing digital ¿cómo nos vamos a posicionar?¿cómo vamos a trabajar la visibilidad? ¿solo web? ¿que redes vamos a trabajar?
• Y por último, aunque no por ello menos importante sino que quizá es lo más crítico tenemos que entender también cómo vamos a gestionar este cambio desde el punto de vista humano  y de como vamos a conseguir impregnar a nuestra organización de esta cultura digital y cómo lo vamos a liderar.

De manera que cuando enfrentamos un proceso de transformación digital de esta forma integral, nos damos cuenta de que es algo global, no es introducir una herramienta y ya está, no es tener una página web, es una cosa mucho más profunda. Lógicamente tendremos que empezar dando pequeños pasos pero la hoja de ruta tiene que ser más amplia para realmente transformar nuestra empresa y que sea competitiva en el entorno en el que nos estamos moviendo.

Al final tuviera que definirlo sería algo así,  la transformación digital consiste en en ser capaz de integrar la tecnología para adaptarnos a las nuevas necesidades del cliente y para adaptar nuestros procesos a una nueva forma de trabajar.

Queda claro entonces que la transformación digital va de personas, de procesos y de tecnología. Y en la parte de tecnología vamos a ver qué soluciones son las que ofrece el kit digital.

Soluciones que ofrece el Kit Digital

Las necesidades de la pyme van a ser diversas y afortunadamente diversas son también las opciones o las categorías de soluciones que ofrece el kit digital. Están englobadas en diez grupos distintos que quiero intentar ilustrar con casos que he podido conocer

Kit digital para sitio web y presencia en internet

En esta categoría el objetivo es muy sencillo de entender, poder tener una página web y dar visibilidad. ¿Pero quien no tiene página web? Supongamos una empresa del sector agrícola que vende en un local físico productos relacionados con la agricultura. Muy probablemente no tenga web, y un primer trabajo sería estudiar a sus clientes y a partir de ahí definir bien su página web.  Su posicionamiento y la gestión del contenido de la página web.

Kit digital para comercio electrónico

En esta categoría se podrían acoger empresas que pueden haber estado operando a nivel local o que ya tienen su página web pero quieren ampliar mercado. Estudiaremos dónde están los clientes, que podemos ofrecer, cuáles son sus necesidades, y si nos interesa crear un comercio electrónico con esta categoría del kit digital se podría crear la tienda online.

El catálogo de los productos no hay un mínimo de productos que se publicar, es decir está establecido lo que hay que publicar, se deben incluir los métodos de pago, de envíos, el posicionamiento en buscadores y la accesibilidad y compatibilidad con otros dispositivos.

Kit digital para gestión de redes sociales

Hay determinadas empresas que no tienen presencia en redes sociales y dentro de esta categoría podrán definir una estrategia para sus redes sociales que esté alineada con la misión, visión y valores de su organización. Además se deben controlar los resultados, no se trata solo de estar en redes sociales y debemos poder controlar qué resultados se está obteniendo con la estrategia que se ha definido para poder optimizarla.

Kit digital para gestión de los clientes

En este caso se podría desarrollar soluciones que nos permitan tener una mejor relación con los cliente, definir bien qué actuaciones tenemos que realizar con estos clientes y medir el impacto de dichas actuaciones.

También están incluidas dentro de esta categoría una serie de horas destinadas a la parametrización de particularidades de cada empresa y la carga de datos. Como hemos visto antes no hay soluciones mágicas, y cada empresa necesitará una determinada. Afortunadamente en el mercado hay muchas soluciones, pero hay que elegir bien la que nos la que nos interesa.

Kit digital para inteligencia empresarial analítica

Suele haber pocos datos disponibles en las pymes, y si los hay, suelen estar dispersos entre distintos software. El problema que tenemos aquí es que todo el potencial que podemos sacar de los datos lo estamos perdiendo.

Es por tanto un terreno muy interesante, ya que la gestión de datos se puede utilizar para analizar patrones de comportamiento de clientes, de consumo, para saber cómo están funcionando nuestras máquinas o porque estamos teniendo averías,  para gestionar cuadrantes de turnos, y hasta para gestionar mejor los recursos humanos de nuestra organización.

Es un campo con mucho potencial en nuestra pyme y por eso puede ser algo realmente interesante. Además por ejemplo si tengo una solución para mi laboratorio y otra solución para mi almacén y no están conectadas entre ellas, podríamos trabajar la parte de la integración para la explotación de los datos generado y poder planificar nuestra estrategia como empresa.

Dentro de esta categoría se incluye también la creación de paneles y cuadros de mando estructurados que nos permitan decidir bien hacia dónde vamos y la exportación de datos con compatibilidades entre distintos programas o su almacenamiento.

Kit digital para servicios y herramientas de oficina virtual

Muy útil para organizaciones como por ejemplo una gestoría que tenga a personal teletrabajando y quiera trabajar con herramientas de trabajo colaborativo, trabajo en remoto, etc.

Está esta solución incluiría también la parte de almacenamiento y transferencia de archivos las soluciones en multiplataformas y herramientas de planificación y control de las tarea.

Kit digital para digitalización de la gestión de los procesos

Su objetivo es automatizar procesos de los negocios relacionados con aspectos operativos y productivos o procesos de compra, de logística, gestión de almacén, etc.

Dependiendo del tamaño de la pyme algunas ya tienen implantado un ERP y otras se lo están planteando. Las que ya tienen un ERP, normalmente se quejan de que les faltan funcionalidades y se plantean en algunas ocasiones cambiarlo porque no le está ofreciendo toda la versatilidad que ellos reclaman.

Está especificado en el anexo qué requisitos pedirle a esta solución e igualmente en este caso también están contempladas dentro de esta categoría el destinar una serie de horas para analizar cuál es la situación y cuál es la mejor solución así como el manejo de los datos o su volcado para poder empezar a trabajar.

Además las soluciones tipo ERP tienen que estar adaptadas al cumplimiento normativo en cuanto a facturación y tienen que ser escalables.

Kit digital para facturación electrónica

Lógicamente hay que cumplir con la normativa y esta solución se podrá adaptar para que esté personalizada y adaptada. Además de con el logo y la imagen de marca de la empresa se pide una serie de requisitos a la solución de facturación electrónica con la que se trabaje como por ejemplo que se realicen copias de seguridad

Kit digital para comunicaciones seguras

Se trata de implementar una solución que permita la seguridad en las comunicaciones entre los distintos dispositivos de los empleados en empresas en las que los empleados están trabajando en distintas ubicaciones o en las que los empleados se desplazan o simplemente trabajan en distintos puestos. Vamos a encontrar una solución que nos permita proteger esas comunicaciones mediante comunicación cifrada de extremo a extremo, control de acceso a la red privada, conexiones seguras entre las plataformas o configuración inicial y actualizaciones de seguridad.

Kit digital para ciberseguridad

Establece soluciones que se pueden adoptar en lo relativo a ciberseguridad, como protegernos frente a ciberataques o asegurar la navegación con herramientas y soluciones para analizar y detectar amenazas.

Además hay una parte relativa a formación y concienciación para poder configurar el software de seguridad.

Diez categorías: ¿En cuál va a estar mi empresa?

Como vemos es muy amplio lo que el kit digital está ofreciendo con soluciones amplias pero muy bien especificadas lo que incluye a cada una. Qué vamos a necesitar dependerá también del sector, de la situación, del tamaño de la empresa, de la cultura digital que haya en la empresa.

EJEMPLOS DE EMPRESAS, SUS NECESIDADES Y KIT DIGITAL SEGÚN MI EXPERIENCIA

PYME que trabaja en el sector de manufactura del sector industrial

Por ejemplo una PYME que trabaje con estructuras metálicas o suministrando a empresas del sector petroquímico, del sector energético… Son muy comunes en localidades como Argamasilla, Puertollano, Tomelloso, etc.

Normalmente estas empresas si tienen presencia en internet, quizás su web no es la mejor pero tienen sus redes y tienen muy bien definidos a sus clientes. Son mercados que están muy segmentados y que tienen muy identificado donde les aprieta el zapato. De esos siete bloques que habíamos visto antes generalmente les duele en sus procesos internos y podemos encontrar dos escenarios:

• Ya están trabajando con un ERP pero resulta que además se repiten en otros software que están gestionando otras zonas: Tengo un software para contabilidad, otro para laboratorio y no están conectados entre ellos
• Han ido avanzando como han podido, pero no se han planteado hasta ahora la necesidad de un software para gestionar bien sus procesos internos. Por tanto no están analizando los datos y cualquier planificación o seguimiento que hagan corre el riesgo de que sea incompleto o incluso que sea incorrecto.

En estos casos optarían por un cambio de ERP, porque no cumple con los requisitos que se le exige. También podrían optar por trabajar la parte de inteligencia empresarial analítica para vincular dispositivos y extraer el mayor potencial posible a los datos que tienen. ¿Y se quedan ahí ?no, lógicamente ellos tendrán que seguir avanzando.

Estos procesos no son sencillos y llevan tiempo. Deberán trabajar también el tema de las comunicaciones seguras y la ciberseguridad.

¿Qué sacaran en claro al final? Conseguirán optimizar sus recursos. Imaginad lo que es repetir datos aquí y ahora lo repito aquí y ahora los copio y lo repito allí. Estoy consumiendo tiempo de mis recursos humanos, pero es que además es muy posible que me equivoqué y que le llegue un desperfecto al cliente, que tenga reprocesar, retrabajar, etc.

Por lo tanto, ese es el beneficio que obtienen. Implantar una solución para automatizar la gestión de sus procesos ERP, analizar datos los hace capaces de definir mucho mejor cómo gestionar su empresa. Desde ¿Por qué se avería tanto la misma máquina? o ¿Cómo puedo estabilizar la estacionalidad? todo eso se puede hacer si analizamos datos. El proceso no es sencillo, pero es verdad que el beneficio es muy grande.

EMPRESA DE RESTAURACIÓN

Desde restaurantes familiares, un poquito más grandes o con socios. Generalmente suelen necesitar mucho el posicionamiento, entender a sus clientes y posicionarse en internet mediante la creación de una página web y el posicionamiento con las palabras y los conceptos adecuados trabajando su diferenciación. (cocina es familiar, saludable, etc.). Les suele interesar también que alguien les gestione las redes sociales, ya que habitualmente no lo hacen ellos y a veces se animan a contratar un software para la gestión de la relación con sus suministradores.

Todas estas necesidades estarían cubiertas por los kits digitales.

COMERCIO A PIE DE CALLE

Una joyería por ejemplo. Normalmente ya tendrá su página web pero posiblemente no esté bien posicionada y le interese posicionarse correctamente trabajando su factor diferencial. Además la solución por la que suelen optar este tipo de empresas es la creación de un comercio electrónico. También les suele interesar externalizar la gestión de las redes sociales porque se han dado cuenta que no lo hacen muy bien.

Incluso algunos van una solución de CRM para la gestión con los clientes que les permita hacer de una manera mucho más automatizada y más eficiente toda la parte de la relación con los clientes y la conversión que tienen con cada una de las actuaciones que van realizando.

EMPRESAS QUE FABRICAN PRODUCTOS ALIMENTICIOS

Suelen ser empresas familiares que han crecido y se plantan en 20 ó 30 trabajadores. Normalmente acuden a estos programas de transformación digital porque ha habido un cambio generacional y necesitan un punto de partida. En estos casos vuelvo un poco a lo que contaba con el primer ejemplo:

Suelen tener muy claro quiénes son sus clientes, suelen vender a otras empresas, normalmente venden cadenas de supermercados, etc.

Por eso no les preocupa tanto la página web, pero sí les suele preocupar la mejora de sus procesos internos. Cuando las empresas son relativamente pequeñas, no suelen tener ERP con lo que una de las primeras cosas que necesitarán es empezar a gestionar mejor sus procesos.

También pueden utilizar herramientas para trabajo colaborativo para mejorar la gestión de sus procesos internos, para mejorar sus proyectos o simplemente para evitar duplicidad de tareas.

GESTORÍAS

¿Qué les ha pasado a los clientes de una gestoría? pues que ha cambiado su perfil. Es cierto que siguen teniendo a clientes muy tradicionales, pero hay otros que hemos generado aversión al papel y que además no queremos desplazarnos a hacer los trámites.

Además muchos de sus trabajadores con la pandemia han estado trabajando desde sus domicilios y se plantean que quizás no tienen ni que volver. Conozco varios casos que han dejado las oficinas en las que estaban y se han ido a locales más pequeños porque tienen tele trabajando a gran parte de su plantilla y realmente sólo necesitan una un par de mesas que utilizar de manera rotativa.

En las gestorías les suele preocupar mucho y con razón el tema de la ciberseguridad, tienen que proteger sus dispositivos y tener los conocimientos de cómo protegerse. Tened en cuenta que si ellos quedan expuestos, tienen muchísima información de los clientes y además les comunican activamente a sus clientes que están trabajando específicamente en temas de ciberseguridad para protegerlos.

Trabajan también soluciones para garantizar las comunicaciones seguras y en aquellas que han optado por ofrecer la opción de teletrabajo total o parcial a sus trabajadores, les suelen resultar muy útiles las herramientas para el trabajo colaborativo.

AUTONOMO SERVICIOS

Imaginaos un autónomo que ofrece servicios de fontanería, de consultoría, de turismo, pues si no la tiene, podría diseñar una página web y posicionarse correctamente. Además les puede interesar también externalizar las redes sociales porque también suelo encontrarme con quien no está específicamente formado en eso y se ve sobrepasado, no sabe analizar a qué público dirigirse y no tiene retorno.

Por eso con el kit digital correspondiente le permite que lo lleve su agente y que le ayude en este análisis y en esta gestión. Tamibén les puede interesar disponer de herramientas para gestión de tareas, para gestionar su tiempo eficazmente y en este caso estaría el kit de oficina virtual.

Conclusiones

Para acabar voy a hacer tres reflexiones respecto al proceder, al momento que estamos viviendo, a cómo afrontar la transformación digital y a cómo aprovechar esta oportunidad que se nos está dando.

¿Cuando?

La primera es cuando hay que empezar el proceso de transformación digital y la respuesta es ayer.  Hay empresas que van por delante y probablemente tu competencia no actual sino futura, seguro que ya os adelanto.

¿Cómo?

La siguiente es cómo. Pensad como una niña aprende a montar en bici: primero da una pedalada y le cuesta, luego da otra y le cuesta y otra y le cuesta. Además va insegura, pero llega un momento en que es capaz de pedalear con soltura y ya no piensa en lo que está haciendo. Aquí ocurre igual, damos un primer paso y nos cuesta, un segundo paso en transformación digital y nos cuesta,  un tercero y nos cuesta, pero de verdad os aseguro que llega un momento en que empiezas a avanzar y ya no piensas en lo que estás haciendo porque se ha impregnado en la cultura de la organización… pensamos ya en digital.

¿Con quien?

Igual que esa niña va acompañada de alguien que le ofrece confianza, mi sugerencia es que no vayáis solos en este proceso de transformación digital y que os dejéis acompañar bien. Vais a tener el apoyo de las oficinas acelera pyme y tenéis el apoyo de distintas instituciones como la junta de comunidades, cámaras de comercio y otros organismos que lanzan programas para acompañarnos en este proceso de cambio.

Elegir bien quien os acompaña y quién es vuestro representante o quién es vuestro agente digitalizador es importante.

La tercera es por qué tenemos que empezar ya el proceso de transformación digital. Antes nos han dado un dato: el 51% del empleo en España lo generan las pymes por eso las necesitamos como el aire que estamos respirando. Pero necesitamos pymes competitivas y no hay alternativa, hay que sumarse a iniciativa de KIT DIGITAL que está ofreciendo una oportunidad desde mi punto de vista estupenda.

¡Vamos a aprovecharla! espero que os animéis y os pongáis con ello paso a paso y en buena compañía y adelante.